En una empresa gráfica, un problema de producción no siempre se resuelve de la misma manera. En ocasiones, el equipo necesita adquirir o actualizar determinados conocimientos técnicos. En otras, el problema no está únicamente en las competencias de las personas, sino en la forma en que están organizados los procesos, los flujos de trabajo o las responsabilidades.
Distinguir entre ambas situaciones es importante para decidir si la respuesta más adecuada pasa por la formación técnica o por una consultoría de procesos de producción.
Aunque formación y consultoría pueden estar estrechamente relacionadas, responden a necesidades diferentes. Analizar correctamente el origen del problema permite enfocar mejor las acciones de mejora.
¿Cuándo puede ser necesaria formación técnica?
La industria gráfica, el packaging y las etiquetas combinan procesos productivos, tecnología, materiales, procedimientos y conocimientos técnicos que evolucionan constantemente.
Por eso, una primera pregunta que debería hacerse la empresa es sencilla: ¿el equipo dispone de los conocimientos necesarios para realizar correctamente el trabajo que tiene asignado?
La formación puede ser especialmente adecuada cuando existe una necesidad concreta de actualización o desarrollo de competencias.
Por ejemplo, cuando hay que profundizar en una determinada técnica de impresión, mejorar conocimientos relacionados con la gestión del color, introducir nuevas herramientas o desarrollar competencias vinculadas a la producción y gestión empresarial.
También puede resultar necesaria cuando se incorporan nuevas tecnologías, procedimientos o responsabilidades y las personas que deben utilizarlos necesitan adquirir los conocimientos correspondientes.
En estos casos, la necesidad se encuentra principalmente en la capacitación.
El objetivo de la formación es proporcionar al equipo conocimientos y habilidades que pueda incorporar posteriormente a su actividad profesional.
¿Y cuándo el problema puede estar en los procesos?
La situación cambia cuando las personas conocen técnicamente su trabajo, pero continúan apareciendo dificultades en la operativa.
Cuellos de botella, falta de estandarización, problemas en los flujos de trabajo o dificultades para coordinar determinadas fases de producción pueden indicar que no estamos únicamente ante una necesidad formativa.
Aquí conviene ampliar el foco.
Un proceso productivo está formado por diferentes tareas, personas, decisiones y recursos que deben funcionar de manera coordinada. Mejorar exclusivamente el conocimiento de una de las partes no garantiza necesariamente que mejore el funcionamiento del conjunto.
Cuando el origen del problema está en cómo se organiza o desarrolla el proceso, puede ser necesario analizar la situación desde una perspectiva más amplia.
La consultoría de procesos de producción permite estudiar los métodos y procesos que utiliza la empresa, identificar posibilidades de mejora y plantear cambios adaptados a su realidad.
Formación y consultoría no son soluciones excluyentes
Existe además una tercera posibilidad: que la empresa necesite ambas.
Una revisión de los procesos puede detectar que determinados cambios requieren también nuevas competencias dentro del equipo. Del mismo modo, una necesidad que inicialmente parece exclusivamente formativa puede poner de manifiesto cuestiones organizativas o de proceso que conviene revisar.
Por eso, formación y consultoría pueden formar parte de un mismo proceso de mejora.
La consultoría puede ayudar a determinar qué debe cambiarse y la formación puede facilitar que las personas implicadas dispongan de los conocimientos necesarios para aplicar o mantener esos cambios.
Lo importante es no comenzar por la solución antes de haber identificado correctamente la necesidad.
Algunas preguntas que pueden ayudar a identificar la necesidad
Antes de decidir qué actuación realizar, una empresa gráfica puede plantearse algunas cuestiones:
¿Existe una carencia concreta de conocimientos o habilidades?
Si el problema aparece porque determinadas personas necesitan aprender una técnica, herramienta o procedimiento, probablemente existe una necesidad formativa.
¿El equipo conoce el trabajo, pero el problema continúa apareciendo?
En ese caso puede ser necesario estudiar el proceso y no solamente las competencias individuales.
¿Existen dificultades recurrentes entre distintas fases del trabajo?
Cuando el problema aparece en la coordinación, en los flujos o en la organización de la producción, analizar el proceso completo puede aportar una visión más útil.
¿Se ha introducido una nueva tecnología o forma de trabajar?
La incorporación de nuevos sistemas puede requerir formación, pero también una revisión de cómo deben integrarse en los procesos existentes.
¿Sabemos exactamente qué queremos mejorar?
Antes de diseñar un curso o iniciar cualquier otra actuación es importante concretar la necesidad. Un diagnóstico previo permite establecer prioridades y orientar mejor los recursos.
El diagnóstico como punto de partida
Decidir entre formación técnica y consultoría de procesos no debería depender únicamente de la percepción inicial del problema.
Una misma incidencia puede tener causas diferentes.
Por ejemplo, una dificultad en producción podría estar relacionada con conocimientos técnicos, pero también con la organización del trabajo, la definición del proceso o la coordinación entre distintas funciones.
Por ese motivo, analizar la situación antes de actuar ayuda a evitar respuestas parciales.
En el ámbito de la formación, Print Consulting contempla precisamente la detección y diagnóstico de necesidades formativas como parte de sus actuaciones a medida. A partir de esas necesidades pueden diseñarse planes de formación y contenidos adaptados a cada organización.
En consultoría de procesos de producción, el planteamiento parte del análisis de la situación y de los procesos existentes para identificar posibles mejoras y acompañar su implantación.
El objetivo no es formar más, sino actuar sobre la necesidad adecuada
La formación tiene un papel fundamental en la evolución de las empresas gráficas, especialmente en un entorno donde los conocimientos técnicos, las tecnologías y las competencias necesarias están en continua transformación.
Pero no todos los problemas empresariales son problemas de formación.
Cuando la dificultad se encuentra en el conocimiento, será necesario desarrollar capacidades. Cuando está en el funcionamiento del proceso, habrá que analizar y mejorar ese proceso. Y cuando ambas cuestiones están relacionadas, será necesario trabajar de forma coordinada sobre las dos.
Identificar correctamente el punto de partida permite orientar mejor cualquier actuación de mejora.
En Print Consulting trabajamos con empresas de la industria gráfica, packaging y etiquetas tanto en formación especializada como en consultoría de procesos de producción, analizando las necesidades específicas de cada organización para determinar el enfoque adecuado.
¿Necesitas analizar qué tipo de actuación necesita tu empresa?
Si has detectado una necesidad de mejora en producción pero no tienes claro si debe abordarse mediante formación, mediante una revisión de procesos o combinando ambas actuaciones, puedes contactar con Print Consulting para analizar la situación.
