Una empresa puede facturar, mantener un volumen constante de pedidos e incluso incrementar sus ventas y, aun así, tener dificultades para saber con precisión qué trabajos son realmente rentables.
En la industria gráfica, conocer el precio de venta de un trabajo no significa necesariamente conocer su margen.
Entre ambos conceptos existe una variable fundamental: el coste real de producirlo.
Materiales, tiempos de producción, mano de obra, utilización de maquinaria, procesos auxiliares y costes indirectos forman parte de una estructura que debe analizarse correctamente para saber qué aporta realmente cada trabajo al negocio.
Por eso, disponer de un sistema adecuado de cálculo de costes y escandallos es una herramienta fundamental para la gestión de una empresa gráfica.
Precio, coste y margen no son lo mismo
El punto de partida es diferenciar tres conceptos básicos.
El precio es el importe por el que la empresa vende un determinado producto o servicio.
El coste representa los recursos que ha sido necesario utilizar para producirlo.
El margen surge de la relación entre ambos.
Aunque la distinción parece sencilla, el verdadero reto aparece cuando hay que determinar correctamente todos los costes asociados a un trabajo.
Si parte de esos costes no se identifica, se calcula de forma incorrecta o se distribuye utilizando criterios que no reflejan suficientemente la realidad productiva, el margen obtenido sobre el papel puede no corresponderse con el margen real.
El escandallo como punto de partida
En una empresa gráfica, cada trabajo puede requerir una combinación diferente de materiales, máquinas, tiempos y procesos.
Por eso, el escandallo permite estructurar los diferentes elementos que intervienen en la fabricación de un producto o en la prestación de un servicio y calcular su coste.
No se trata únicamente de sumar papel, tinta u otros materiales.
Para obtener una visión suficientemente completa es necesario considerar también los recursos utilizados durante el proceso productivo.
Un escandallo correctamente planteado permite relacionar el trabajo realizado con los costes que genera y proporciona una base más sólida para elaborar presupuestos y evaluar posteriormente su rentabilidad.
El problema de utilizar costes que no reflejan la realidad
Uno de los riesgos en la gestión económica de la producción es trabajar con valores que no representan adecuadamente el funcionamiento actual de la empresa.
Los procesos cambian.
También pueden cambiar los precios de los materiales, la estructura de producción, la maquinaria utilizada, los tiempos necesarios para realizar determinadas operaciones o los costes generales del negocio.
Si el sistema de costes no se revisa y actualiza, los cálculos pueden dejar de representar la situación real.
Como consecuencia, la empresa puede tomar decisiones utilizando una información económica que necesita ser revisada.
Los tiempos de producción también forman parte del coste
En la industria gráfica, el tiempo es una variable especialmente relevante.
Preparaciones, cambios, ajustes, impresión, acabados y otras operaciones forman parte del proceso necesario para completar un trabajo.
Cuando los tiempos previstos y los tiempos reales presentan diferencias, el coste final también puede verse afectado.
Por eso, conocer cuánto tiempo requiere realmente cada fase ayuda a mejorar el cálculo económico del trabajo.
El análisis de tiempos no debe contemplarse únicamente como una cuestión de productividad. También aporta información para entender mejor el coste asociado a cada proceso.
No todos los trabajos consumen los mismos recursos
Dos trabajos con un precio de venta similar pueden tener estructuras de costes muy distintas.
Uno puede requerir más cambios, más preparaciones o una combinación más compleja de procesos. Otro puede adaptarse mejor al flujo habitual de producción.
Esta diferencia explica por qué analizar exclusivamente la facturación no permite saber qué trabajos aportan mayor margen.
Para comprender la rentabilidad es necesario estudiar cuánto recurso consume realmente cada producto, pedido o cliente.
Este análisis permite superar una visión basada únicamente en el volumen vendido y avanzar hacia una gestión basada también en la aportación económica de cada actividad.
Costes directos e indirectos
Otra cuestión fundamental es identificar correctamente los diferentes tipos de costes.
Algunos pueden asociarse directamente a un trabajo concreto.
Otros forman parte del funcionamiento general de la empresa y deben incorporarse al sistema de cálculo utilizando criterios adecuados.
La forma en que se estructuran y asignan estos costes influye directamente en el resultado del cálculo.
Por este motivo, la gestión de costes no consiste simplemente en sumar gastos, sino en establecer un método que permita interpretar económicamente la actividad productiva.
Presupuestar no debería ser únicamente aplicar un precio
El presupuesto es una de las principales conexiones entre la producción y la gestión comercial.
Para que sea útil, necesita apoyarse en información fiable sobre los costes del trabajo.
Cuando existe un sistema de cálculo suficientemente desarrollado, el presupuesto puede construirse teniendo en cuenta la relación entre coste, precio y margen.
Esto permite analizar diferentes escenarios y tomar decisiones con mayor conocimiento sobre sus consecuencias económicas.
El objetivo no es únicamente conocer cuánto cuesta fabricar algo, sino disponer de información para decidir a qué precio puede ofrecerse y qué margen genera en unas determinadas condiciones.
El margen debe analizarse también después de producir
El cálculo previo es fundamental, pero no proporciona por sí solo toda la información necesaria.
Comparar lo previsto con lo que realmente ha sucedido durante la producción permite detectar desviaciones.
Si un trabajo necesitaba inicialmente unas determinadas horas, materiales o procesos y finalmente ha requerido más recursos, su resultado económico puede ser diferente al estimado en el presupuesto.
Analizar estas diferencias permite identificar dónde se están produciendo desviaciones y mejorar progresivamente los criterios utilizados para futuros cálculos.
Del trabajo individual a la rentabilidad del negocio
Conocer el margen de cada producto o trabajo es una parte del análisis.
La empresa necesita también comprender cómo se comporta el conjunto de su actividad.
Determinados productos, clientes o tipos de trabajo pueden presentar estructuras económicas diferentes.
Un sistema de gestión de costes permite analizar estas diferencias y disponer de información adicional para tomar decisiones sobre producción, presupuestación y estrategia comercial.
Por eso, la gestión de costes debe entenderse como una herramienta de dirección y no únicamente como un procedimiento administrativo.
Más información para tomar mejores decisiones
Saber qué trabajos generan margen, cuáles consumen más recursos de los previstos y dónde aparecen desviaciones proporciona una visión más precisa del negocio.
Esta información puede utilizarse para revisar presupuestos, analizar procesos, identificar ineficiencias y comprender mejor la rentabilidad de diferentes productos o clientes.
En una empresa gráfica, donde intervienen numerosas variables productivas, disponer de un sistema adecuado de cálculo y control de costes ayuda a conectar las decisiones económicas con lo que sucede realmente en producción.
Aprender a calcular y analizar los costes de la empresa gráfica
La gestión de costes requiere metodología y conocimiento de los diferentes parámetros que intervienen en el negocio.
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¿Sabes realmente qué margen deja cada trabajo?
Conocer la respuesta requiere ir más allá del precio de venta.
Analizar correctamente costes, escandallos, tiempos y desviaciones permite disponer de información más fiable sobre la rentabilidad de cada trabajo y sobre el funcionamiento económico del conjunto de la empresa.
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